1. Dispositions générales
La société EPTALIA est une Société par Actions Simplifiée, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de LILLE METROPOLE sous le numéro 979 382 207, ayant son siège social situé 10 avenue de la Créativité à VILLENEUVE D’ASCQ (59).
Le client tel qu’identifié au devis, ci-après le “Client”, désigne toute personne physique ou morale, s’étant déclaré intéressé à bénéficier des services proposés par la société EPTALIA et ayant accepté, à cette fin, les prestations proposées.
Le terme ” Prestation” ou “Mission” désigne l’ensemble des services fournis par la société EPTALIA au Client tel que décrit dans le devis et signé par les parties.
Le terme ” Prestataire” désigne toute personne physique ou morale amenée à effectuer une Prestation pour le compte du Client par l’intermédiaire de la Société.
Les présentes Conditions Générales ont pour objet de préciser les prestations effectuées par la société EPTALIA au profit du Client : elles définissent les droits et obligations des parties lors de la réalisation de toute mission confiée à la société EPTALIA par le Client, sous réserve de conditions particulières, qui auraient été convenues entre les parties.
Le contrat liant la société EPTALIA et le Client s’entend donc du devis accepté et des présentes conditions générales de vente.
Le Client déclare que les informations qu’il a communiquées dans le devis sont exactes et réelles et s’engage à informer, par écrit, la société EPTALIA de tout changement.
Toute commande de prestations à la société EPTALIA implique de la part du Client l’acceptation définitive et sans réserve des conditions générales de vente ci-dessous décrites, lequel reconnaît en avoir une parfaite connaissance et renonce, de ce fait, à se prévaloir de ses propres conditions générales, qui seront inopposables au prestataire, même s’il en a eu connaissance.
Toute tolérance ou renonciation de l’une des parties à l’égard des présentes conditions générales de vente ne vaut nullement renonciation ou modification de celles-ci.
Le fait que l’une des parties n’ait pas exigé l’application d’une clause quelconque du présent contrat, que ce soit de façon permanente ou temporaire, ne pourra en aucun cas être considéré comme une renonciation aux droits de ladite société.
Si l’une quelconque des stipulations du contrat est nulle au regard d’une règle de droit ou d’une loi en vigueur, elle sera réputée non écrite mais n’entraînera pas la nullité du contrat.
2. Objet
Les contrats objet des présentes conditions générales sont des contrats de prestation de services, par lesquels la société EPTALIA s’engage à réaliser toutes les opérations ayant trait au conseil et à l’accompagnement, notamment dans les domaines suivants : finance, ressources humaines, juridique, fourniture de documentation ou supports en la matière.
La société EPTALIA est ainsi amenée à effectuer les missions suivantes : Direction financière (Directeur administratif et financier / Responsable Administratif et Financier), Direction des Ressources Humaines (DRH/RRH), Responsable consolidation, Trésorier, responsable trésorerie, Directeur juridique de transition, Contrôleur de gestion, contrôleur budgétaire, auditeurs internes, gestionnaire de paie, ressources humaines, chef de projet ERP, outils finance ou RH.
3. Conclusion et date d’effet des contrats de prestations de services
Le contrat de prestation de services est valablement conclu par l’apposition de la signature du client sur le devis ou le bon de commande ainsi que les conditions générales de vente jointes.
Les devis peuvent être demandés, soit sur le site internet de la société EPTALIA à l’adresse suivante : www.eptalia.fr, soit par téléphone au 07.67.34.91.97
Le devis signé par le client doit être adressé à la société EPTALIA, soit par courrier à l’adresse postale suivante : 10 avenue de la Créativité à VILLENEUVE D’ASCQ (59), soit par email à l’adresse suivante : contact@eptalia.fr
En cas d’absence de date de début de contrat mentionnée au devis, la date de signature du devis et des conditions générales de vente est la date d’entrée en vigueur du contrat.
4. Indépendance des parties
Les parties sont indépendantes. Le contrat de prestation de services ne peut nullement être interprété comme créant un mandat ou un contrat de société entre les parties. Il ne génère aucun lien de subordination ni aucune solidarité entre les contractants.
5. Clause de non-sollicitation du personnel – Entrée en contact directe avec le Prestataire
Sauf accord exprès de l’autre partie, les parties renoncent à solliciter directement ou par personne(s) interposée (s) tout employé de l’autre partie, quelle que soit sa spécialisation, qui participerait directement à l’exécution du présent contrat.
Cette renonciation est valable pendant toute la durée du contrat, augmentée d’une durée de vingt-quatre (24) mois à compter de son terme ou de sa résiliation.
Dans le cas où l’une des parties ne respecterait pas la présente obligation et que la sollicitation aboutirait à l’embauche de l’employé concerné, elle s’engage à dédommager l’autre partie (notamment des dépenses de sélection et de recrutement, des frais de formation, des dommages résultant de sa réputation personnelle ou des engagements déjà pris pour son compte…) en lui versant immédiatement une somme globale et forfaitaire égale aux appointements bruts que ce collaborateur aura perçus au total pendant les douze (12) mois précédant son départ de la société.
Par ailleurs, le Client s’interdit de contourner la mise en relation assurée par la Société. Autrement dit, dès connaissance de l’identité du Prestataire, pour une Mission donnée, le Client s’interdit de :
– Nouer une relation contractuelle, qu’elle qu’en soit la nature, directement ou indirectement, avec ce Prestataire et pour cette mission sans passer par l’intermédiaire de la Société, et ce pendant une durée de 36 mois suivant la révélation de l’identité du Prestataire ;
– Lorsqu’une Mission a été accomplie par un Prestataire, nouer une relation contractuelle, qu’elle qu’en soit la nature, directement ou indirectement, avec ce Prestataire, pour la même Mission ou pour une autre mission, sans passer par l’intermédiaire de la Société, et ce, tant durant l’exécution de la (les) Mission(s), que pendant une durée de 36 mois après le terme de la dernière Mission, sauf accord expresse et préalable de la Société.
6. Obligations de la Société
La société EPTALIA s’engage à établir gratuitement un devis contenant la description des prestations proposées au Client, les tarifs applicables et leur durée de validité. Les conditions générales de vente sont obligatoirement jointes au devis.
La société EPTALIA s’engage à fournir l’ensemble des prestations telles que prévues au devis conformément aux normes professionnelles en vigueur et aux meilleures pratiques des entreprises.
Les modalités spécifiques d’intervention sont définies dans le devis signé entre la société EPTALIA et le client.
7. Obligations du Client
Le Client a une obligation générale de collaboration en vue d’une bonne réalisation de l’ensemble des prestations. A ce titre, le Client s’engage à fournir à EPTALIA et au Prestataire l’ensemble des documents, informations et ressources nécessaires à la réalisation des prestations dans les délais convenus. A ce titre, il est responsable de la vérification de l’exactitude et de l’exhaustivité des informations fournies à EPTALIA.
En tout état de cause, toute inexécution par le Client de son obligation de fournir les documents engage sa responsabilité sur le fondement du droit commun.
Le Client s’engage à ne pas communiquer à ses salariés et autres personnes exerçant une activité pour son compte le nom et les coordonnées, quelle qu’elles soient, de la société EPTALIA et du Prestataire. Cette disposition ne concerne pas les employés du Client dont la fonction est en relation directe avec les prestations exécutées par la société EPTALIA et le Prestataire.
Ces derniers sont également débiteurs de l’obligation de confidentialité et la responsabilité du Client pourrait être engagée s’ils ne la respectaient pas. La société EPTALIA est un tiers dans la relation établie entre le Client et ses salariés. Elle n’est tenue d’aucune obligation en cas de litige survenu entre eux.
8. Tarifs et paiements
Le montant et les modalités de tarification des prestations de la Société sont mentionnés aux devis.
Les prix sont fixés en euros et hors taxes. Le paiement doit être intégralement effectué, dès réception de la facture.
La Société sera amenée à facturer, chaque mois, ses prestations en fonction de la feuille de temps du Prestataire, détaillant le suivi de ses prestations et faisant l’objet d’une validation par le Client.
Un temps d’intervention prévisionnel pourra être convenu, chaque mois, d’un commun accord entre la Société, le Prestataire et le Client.
Les paiements peuvent être faits par prélèvement automatique ou virement bancaire.
Les règlements par chèque doivent être établis à l’ordre de la société EPTALIA et envoyés à l’adresse suivante : Société EPTALIA, 10 avenue de la Créativité 59650 VILLENEUVE D’ASCQ.
Le Client ayant choisi le paiement par virement bancaire recevra les coordonnées bancaires de la société EPTALIA pour procéder au virement. Les frais de virement sont à la charge du Client.
En cas de retard ou à défaut de paiement de toute somme due, la société EPTALIA est en droit de suspendre l’exécution des Prestations. Le Client devra alors verser à la société EPTALIA une pénalité de retard égale à trois fois le taux d’intérêt légal en vigueur au jour de la commande.
9. Modification et résiliation du contrat
En cas d’annulation de la commande par le Client après son acceptation par la société EPTALIA moins de trente (30) jours avant la date de démarrage de la Prestation, pour quelque raison que ce soit hormis cas de force majeure, un montant correspondant à un (1) mois de facturation suivant les conditions négociées sera de plein droit acquis à la société EPTALIA.
Toute modification du contrat de prestation de services doit faire l’objet d’un accord écrit entre la société EPTALIA et le Client.
Le contrat pourra être résilié par l’une ou l’autre des parties pour faute grave ou violation d’une clause essentielle du contrat.
Il est expressément entendu que la résiliation pour manquement d’une partie à ses obligations aura lieu de plein droit trente jours après l’envoi d’une mise en demeure de s’exécuter, restée, en tout ou partie, sans effet. La mise en demeure pourra être notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou tout acte extrajudiciaire. Cette mise en demeure devra mentionner l’intention d’appliquer la présente clause.
Le contrat entre la Société et le Client sera également résilié de plein droit, sans aucune formalité, en cas de redressement ou liquidation judiciaires du Client ou en cas de survenance d’un cas de force majeure rendant impossible la poursuite de la prestation de services.
Dans tous les cas, le montant des prestations réalisés et des frais engagés à la date de prise d’effet de la résiliation sera payé par le Client à la société EPTALIA.
10. Responsabilité
Les parties ne sont pas responsables en cas de défaut ou de retard dans l’exécution de l’une de leurs obligations, si ce défaut ou ce retard est dû à un cas de force majeure, quelle qu’en soit la cause.
La Partie constatant l’événement devra sans délai informer l’autre partie de son impossibilité à exécuter sa prestation et s’en justifier auprès de celle-ci. La suspension des obligations ne pourra en aucun cas être une cause de responsabilité pour non-exécution de l’obligation en cause, ni induire le versement de dommages et intérêts ou pénalités de retard.
L’exécution de l’obligation est suspendue pendant toute la durée de la force majeure si elle est temporaire et ne dépasse pas trente (30) jours.
Par conséquent, dès la disparition de la cause de la suspension de leurs obligations réciproques, les Parties feront tous leurs efforts pour reprendre le plus rapidement possible l’exécution normale de leurs obligations contractuelles. A cet effet, la Partie empêchée avertira l’autre de la reprise de son obligation par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou tout acte extrajudiciaire. Si l’empêchement est définitif ou dépasse trente jours, les présentes seront purement et simplement résiliées.
Par ailleurs, la responsabilité de la société EPTALIA ne pourra en aucun cas être engagée en cas de retard ou de suspension de la fourniture de la prestation imputable au Client.
11. Confidentialité – Informatique et libertés
La société EPTALIA s’engage à traiter toutes les informations confidentielles du Client avec le plus grand soin et à ne les divulguer, à aucun tiers, sans le consentement préalable du Client, sauf obligation légale ou réglementaire.
Cette clause ne s’applique pas au Prestataire.
L’ensemble des documents transmis par la société EPTALIA au Client sont strictement confidentiels.
Le Client s’engage à ne pas communiquer à des tiers, sous quelque forme, que ce soit les informations écrites ou orales, interventions techniques ou savoir-faire concernant la société EPTALIA, qui pourraient être portées à sa connaissance.
La société EPTALIA ne saurait être tenue responsable des conséquences éventuelles de leur divulgation par des tiers ou à des tiers.
Les données personnelles recueillies auprès du Client font l’objet d’un traitement informatique réalisé par la société EPTALIA.
Elles sont enregistrées dans son fichier Clients et sont indispensables au traitement de sa commande.
Ces données sont notamment les suivantes :
– Raison sociale,
– Nom de la société mère ou du groupe d’appartenance,
– Nom et prénom du client ou prospect mandant, intitulé de son poste, adresse email professionnelle ou personnelle si communiqué, numéro de téléphone professionnel ou personnel si communiqué,
– Adresse postale,
– Numéro du standard,
– Indications économiques : chiffre d’affaires, secteur d’activité, code APE, SIREN,
– Indications liées aux ressources humaines : organigramme, moyenne d’âge, statut de client ou prospect, descriptif de son activité, projets dits RH (culture d’entreprise, attentes spécifiques vis-à-vis de candidats potentiels)
– Listing des projets de recrutements sur lesquels la Société a été mandatée : projets en cours, vendus ou non vendus
– Notes professionnelles prises lors du rendez-vous de découverte ou lors de la prise de poste nécessaire au futur recrutement,
– Planification des différents événements via un agenda de suivi des actions de recrutement,
– Données nécessaires à la facturation : nom et prénom du destinataire de la facturation, adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel, proposition commerciale indiquant en général les noms et prénoms du manager ou N+ ainsi que l’organisation de l’équipe et éventuellement les demandes de SFAC afin de s’assurer de la solvabilité
Ces informations et données personnelles sont également conservées à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires.
Ces données sont conservées cinq ans à compter de la dernière action de recrutement réalisée, notamment en raison de l’obligation de conservation des documents commerciaux. A l’issue de cette durée de cinq ans, ces données seront archivées à nouveau cinq ans afin de pouvoir répondre aux obligations légales en cas de contrôle par les administrations compétentes.
Le responsable du traitement des données est la société EPTALIA.
L’accès aux données personnelles sera strictement limité aux employés du responsable de traitement, habilités à les traiter en raison de leurs fonctions. Les informations recueillies pourront éventuellement être communiquées à des tiers liés à l’entreprise par contrat pour l’exécution de tâches sous-traitées, sans que l’autorisation du Client soit nécessaire.
Dans le cadre de l’exécution de leurs prestations, les tiers n’ont qu’un accès limité aux données et ont l’obligation de les utiliser en conformité avec les dispositions de la législation applicable en matière de protection des données personnelles.
En dehors des cas énoncés ci-dessus, la Société s’interdit de vendre, louer, céder ou donner accès à des tiers aux données sans consentement préalable du Client, à moins d’y être contraint en raison d’un motif légitime.
Conformément à la réglementation applicable, le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, et de portabilité des données le concernant, ainsi que du droit de s’opposer au traitement pour motif légitime, droits qu’il peut exercer en s’adressant au responsable de traitement à l’adresse postale ou email suivante : Monsieur Christophe MONNIER – EPALIA 10 avenue de la Créativité à VILLENEUVE D’ASCQ (59) ; dpo@eptalia.fr
En cas de réclamation, le Client peut adresser une réclamation auprès de l’ACS RGPD -Agence RGPD Hauts-de-France, Mon-sieur Pierre-Antoine BAUDE, 7 rue du Virval à CALAIS (62), au numéro de téléphone suivant : 06.69.98.33.48
12. Propriété intellectuelle
Tous les droits de propriété intellectuelle liés aux prestations fournies par la société EPTALIA, comprenant notamment les documents, les rapports, les logiciels etc… restent la propriété exclusive de celle-ci, sauf disposition contraire expressément stipulée au contrat.
13. Droit applicable –Tribunaux compétents
L’interprétation, l’exécution et la résiliation des présentes conditions ainsi que tous les actes qui en seront la conséquence seront soumis au droit français.
En cas de litige, le client et la société acceptent expressément d’attribuer compétence pour en connaître aux Tribunaux situés dans le ressort du siège social de la société EPTALIA.